การจัดสรรที่นั่ง (Allocations)
การจัดสรรที่นั่งทั้งหมดจะถูกเก็บไว้จนถึงวันที่ที่ได้ตกลงกันไว้ล่วงหน้า หากไม่สามารถส่งนักเรียนตามจำนวนที่จัดสรรไว้ได้ Oxford School of English ขอสงวนสิทธิ์ในการเรียกเก็บค่าเรียนเต็มจำนวนสำหรับที่นั่งที่ว่างอยู่ การจัดสรรจะยังไม่ถือว่าได้รับการยืนยันจนกว่าจะได้รับเงินมัดจำ 30% และ Oxford School of English ได้ยืนยันการจองเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว

การชำระค่าเล่าเรียน (Payment of fees)
การชำระค่าเล่าเรียนทั้งหมดจะต้องชำระครบถ้วนอย่างน้อย 60 วันก่อนวันเดินทางมาถึง

การยกเลิก (Cancellations)
การยกเลิกทั้งหมดจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรส่งถึง Oxford School of English การยกเลิกจะมีค่าปรับดังต่อไปนี้:

แจ้งล่วงหน้า 60 วันขึ้นไป: ไม่คิดค่าธรรมเนียม

แจ้งล่วงหน้าน้อยกว่า 60 วัน: 25% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด

แจ้งล่วงหน้าน้อยกว่า 30 วัน: 50% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด

แจ้งล่วงหน้าน้อยกว่า 20 วัน: 100% ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ทางโรงเรียนขอสงวนสิทธิ์ในการยกเลิก ‘ตัวเลือกเพิ่มเติม (Additional Options)’ ใด ๆ รวมถึง Young Leaders หากจำนวนนักเรียนที่ลงทะเบียนไม่ถึงเกณฑ์ขั้นต่ำที่กำหนด หากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น เราจะเสนอให้นักเรียนย้ายไปยังคอร์สหรือตัวเลือกเพิ่มเติมอื่นของเราแทน

เหตุสุดวิสัย (Force majeure)
ทางโรงเรียนจะไม่รับผิดชอบต่อความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่อันเกิดจากเหตุการณ์ที่อยู่นอกเหนือการควบคุมอย่างสมเหตุสมผลของโรงเรียน เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม สงคราม การก่อการร้าย พายุ การระบาดของโรคติดเชื้อ มาตรการของรัฐบาล และเหตุการณ์อื่น ๆ ที่ถือเป็นเหตุสุดวิสัย ในกรณีเช่นนี้ จะไม่สามารถคืนเงินสำหรับบริการที่ไม่ได้รับหรือถูกยกเลิกได้

หัวหน้ากรุ๊ป (Group Leaders)
Oxford School of English มีที่พักฟรี 1 สิทธิ์สำหรับหัวหน้ากรุ๊ปทุก ๆ 15 นักเรียนที่ชำระค่าเรียน หัวหน้ากรุ๊ปคนเพิ่มเติมจะมีค่าใช้จ่ายที่ £445 (พักหอพัก) และ £325 (พักโฮมสเตย์) ต่อคนต่อสัปดาห์

การเดินทางมาถึง (Arrivals)
เวลาบินจะต้องถูกส่งทางอีเมลถึง Oxford School of English และได้รับการยืนยันก่อนทำการจองตั๋ว กลุ่มนักเรียนทุกกลุ่มจะต้องเดินทางมาถึงและออกเดินทางในวันอาทิตย์ กลุ่มควรมาถึงอ็อกซ์ฟอร์ดระหว่างเวลา 09:00–21:00 การมาถึงก่อนหรือหลังช่วงเวลาดังกล่าวจะไม่สามารถรับได้ นักเรียนที่มาถึงระหว่าง 19:00–21:00 จะได้รับอาหารว่างแบบเบา ๆ หากไม่มีเที่ยวบินในช่วงเวลาดังกล่าว การจองอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับบริการแท็กซี่รับส่งไปยังบ้านโฮมสเตย์

การเดินทางกลับ (Departures)
นักเรียนที่พักโฮมสเตย์ต้องออกจากห้องพักภายในเวลา 10:00 น. ในวันเดินทางกลับ โฮสต์จะเตรียมอาหารกลางวันแบบกล่องให้ นักเรียนต้องทิ้งห้องพักไว้ในสภาพเรียบร้อย ความเสียหายหรือการทำของใช้แตกหักอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม หากห้องพักจำเป็นต้องทำความสะอาดแบบมืออาชีพตามดุลยพินิจของฝ่ายบริหารของ Oxford School of English อาจมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม นักเรียนที่พักหอพักต้องคืนกุญแจที่แผนกต้อนรับของหอพัก Clive Booth Student Village ภายในเวลา 09:00 น. ของวันเดินทางกลับ หากกุญแจหายจะมีค่าปรับ £50 ค่าธรรมเนียมต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับความเสียหาย/การทำความสะอาดในหอพักจะใช้เงื่อนไขเดียวกับนักเรียนโฮมสเตย์ นักเรียนสามารถฝากกระเป๋าไว้ที่แผนกต้อนรับได้ถึงเวลา 12:00 น. และจะได้รับอาหารเช้าจากซัพพลายเออร์ของเราก่อนออกเดินทาง Oxford School of English จะต้องได้รับแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรหากต้องการใช้บริการดูแลผู้เยาว์ที่เดินทางคนเดียวในวันเดินทางกลับ บริการนี้มีค่าใช้จ่าย £85 และเป็นข้อบังคับสำหรับนักเรียนอายุ 14 ปีหรือน้อยกว่าที่ไม่ได้เดินทางมาเป็นกลุ่ม กล่าวคือเดินทางคนเดียว การออกเดินทางจากอ็อกซ์ฟอร์ดก่อนเวลา 08:00 น. จะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

พฤติกรรมนักเรียน (Student Behavior)
Oxford School of English ขอสงวนสิทธิ์ในการให้นักเรียนออกจากโรงเรียน หากพฤติกรรมของนักเรียนถูกมองว่าขัดต่อประโยชน์สูงสุดของโรงเรียนและไม่สามารถยอมรับได้ Oxford School of English จะไม่รับผิดชอบต่อค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใด ๆ ที่เกิดขึ้นจากกรณีดังกล่าว มาตรการทางวินัยใด ๆ ที่ Oxford School of English ดำเนินการจะมีการแจ้งให้เอเจนต์ทราบ และจะมีการกำหนดแนวทางการดำเนินการที่เหมาะสมล่วงหน้าก่อนดำเนินการจริง

อาหาร (Meals)
หากระหว่างการเข้าพักมีความต้องการเปลี่ยนแปลงรูปแบบมื้ออาหาร ไม่ว่าจำเป็นหรือร้องขอ จะต้องมีการพูดคุยและได้รับความเห็นชอบจากผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ (Operations Manager) หรือครูใหญ่ของโรงเรียนก่อน อาหารกล่อง/มื้ออาหารเพิ่มเติมจะถูกคิดค่าบริการในอัตราที่กำหนดไว้ มีค่าธรรมเนียมอาหารพิเศษ (dietary supplement) £30.00 ในกรณีที่ต้องจัดอาหารตามข้อจำกัดด้านโภชนาการ เช่น อาหารปลอดกลูเตน มังสวิรัติแบบวีแกน ปราศจากแลคโตส เป็นต้น — หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม สามารถสอบถามได้

ที่พัก (โฮมสเตย์ – homestay provider)
นักเรียนจะได้รับอาหารเช้าและอาหารเย็นร้อนที่โฮมสเตย์ในวันธรรมดา และในวันสุดสัปดาห์โฮสต์จะเตรียมอาหารกลางวันแบบกล่องให้ด้วย สำหรับวันธรรมดา อาหารกลางวันแบบกล่องจะจัดเตรียมโดยซัพพลายเออร์ของเรา นักเรียนจะมีบริการซักผ้าให้สัปดาห์ละ 1 ครั้ง เราจะพยายามจัดหาครอบครัวที่เหมาะสมที่สุดให้กับนักเรียนตามความต้องการ (ตามที่ระบุไว้ในแบบฟอร์มการจองกลุ่มที่เอเจนต์กรอกให้) เนื่องจากนโยบายและขั้นตอนด้านการจ่ายค่าตอบแทนครอบครัวโฮสต์ เราไม่สามารถรับประกันการเปลี่ยนแปลงคำขอจัดคู่พักที่แจ้งมาน้อยกว่า 3 สัปดาห์ก่อนวันเริ่มเข้าพักได้ เราขอสงวนสิทธิ์ในการจัดนักเรียนพักร่วมกับนักเรียนคนอื่นที่เข้าร่วมโครงการซัมเมอร์สคูลของเรา โดยจะพิจารณาจากอายุและเพศที่เหมาะสม หากมีข้อร้องเรียนเกี่ยวกับโฮมสเตย์หลังจากเดินทางมาถึง แผนกที่พักของเราจะเป็นผู้พิจารณา และจะเปลี่ยนครอบครัวโฮสต์หากเห็นว่าจำเป็นหลังจากตรวจสอบแล้ว นักเรียนต้องออกจากบ้านโฮสต์ภายในเวลา 08:30 น. ในตอนเช้า และไม่ควรกลับถึงบ้านก่อนเวลา 17:30 น. ในตอนบ่าย ในกรณีที่ป่วย เว้นแต่จะมีการตกลงเป็นพิเศษกับโฮสต์และโรงเรียน นักเรียนควรมาที่โรงเรียนและพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ก่อน เพื่อกำหนดแนวทางการดูแลที่เหมาะสม เรามีห้องพักแบบสามคน (triple room) จำนวนจำกัด จึงไม่สามารถรับประกันได้ว่าจะมีห้องประเภทนี้ว่างตามคำขอเสมอ เมื่อทำการขอจอง กรุณาส่งแบบฟอร์มการจอง 2 ชุดแยกกัน โดยระบุความต้องการจัดคู่สำหรับห้องคู่ (twin) และห้องสาม (triple) เราขอสงวนสิทธิ์ในการจัดนักเรียนจากกลุ่มเดียวกันให้อยู่ห้องสามคน หากจำนวนคนไม่เพียงพอสำหรับการจัดห้องคู่

ที่พัก (หอพัก – residence)
นักเรียนจะได้รับการจัดสรรห้องเดี่ยวพร้อมห้องน้ำในตัว และจะแชร์โถงทางเดินร่วมกับนักเรียนคนอื่นไม่เกินหกคน เราขอสงวนสิทธิ์ในการจัดสรรห้องพักให้นักเรียนตามนโยบายการดูแลความปลอดภัย (safeguarding policy) ของเรา และไม่สามารถรับประกันได้ว่าจะสามารถจัดห้องตามคำขอของโรงเรียน/เอเจนต์/ผู้ปกครองได้ทุกกรณี นักเรียนจะได้รับอาหารเช้าและอาหารเย็นร้อนจากซัพพลายเออร์ของเราทุกวัน อาหารกลางวันร้อนจะจัดให้ในทุกวัน ยกเว้นวันที่มีกิจกรรมทัศนศึกษาแบบครึ่งวันและเต็มวัน ซึ่งในวันนั้นนักเรียนจะได้รับอาหารกลางวันแบบกล่องจากซัพพลายเออร์ของเราเช่นกัน เงินมัดจำ £50 จะถูกบวกเข้าไปในใบแจ้งหนี้สำหรับนักเรียนแต่ละคนที่พักหอพัก เงินมัดจำนี้จะถูกโอนคืนผ่านธนาคารหลังจบโครงการซัมเมอร์สคูล หากไม่มีค่าธรรมเนียมใด ๆ ที่เกี่ยวกับหอพักเกิดขึ้นระหว่างการเข้าพัก นักเรียนจะต้องรับผิดชอบการซักผ้าของตนเอง ซึ่งสามารถใช้บริการเครื่องซักผ้าแบบหยอดเหรียญที่มีให้ในพื้นที่หอพักได้ โปรดทราบว่าทางหอพักจะไม่มีการจัดเตรียมผ้าขนหนูให้กับนักเรียน